一、协立智能会务管理中心介绍（系统架构）
1. 智能会务管理中心由综合管理软件及以太网同步确认处理器两部分组成。整个系统采用BS结构运行在局域网上。
2. 网络上的所有会议预定人员和管理人员可以通过综合管理软件实现会议的自动预定和智能管理，综合管理软件可根据预定和审核情况自动统筹整个会议过程，包括会议信息和会议通知的存储和发布、后勤服务内容安排、会议室门禁控制、会务数据的统计，查询和分析等。
二、协立智能会务管理中心功能分析、（七大功能介绍）
 多方统筹与管理
1. 系统可以通过网络与大楼各系统进行联网，控制各系统下的设备，
可集中管理及控制大量的会议室，并且可根据会议室的增加无限扩展管制功能。
2. 系统可根据不同的会议需求设定不同的会议模式（根据项目实际情况填写，如：视频会议模式、新闻发布模式、影院模式、普通会议模式），并且可以根据会议的具体情况进行模式预先自动调用。
3. 系统能够与大楼门禁系统互联，实现与会人员报到和参与、后期数据统计的自动处理和智能管理。
4. 能够对信息发布系统进行互联，在相应的显示屏显示会议排期信息、欢迎词、会议引导信息、会议准备工作要求等。
5. 能够与大楼视频录播系统互联,实现自动实时录像及记录保存。
 会议预订与审批
1. 会议预订可以通过WEB浏览器登录后直接进行网上预订，个人电脑无需安装任何客户端软件。
2. 在会议预订时，预订人员可通过查询会议室及其设备的状态、会议通知、预定情况等相关信息浏览会议室的预定情况。
3. 在会议预订时，系统能够提供会议室基本信息，包括会议室名称、地点、容纳人数、设施情况、位置、图片等信息，当预订人员进行预订、选定会议室时，系统同时显示会议室的名称、面积、状态、类型、位置等信息，使预订人员更直观更快捷地选择会议室；能实现会议室分组、分批管理。
4. 有自动审批功能，以先到先得原则进行审批，系统能检测到会议室的预订情况，自动批转该申请。
5. 为了处理重要会议情况，系统具有手动审批功能；会议预订过程中，系统管理员能够进行人工干预，例如会议室预留、人工审批、强制取消预订等等。
6. 会议审批通过后，预订人员可以在网上选择发布会议预订信息：会议名称、会议地点、会议时间、会议通知等；并可以预先上传会议内容供参会人员提前下载观看。
 通知发布与反馈
1. 系统可与信息发布系统进行互联，能够自动将预订好的会议基本信息（会议名称、会议地点、会议内容等）适时地发布于相应会议室的电子显示屏上，方便参会人员查找会议室。
2. 系统可与邮件服务平台、短信服务平台互联，自动把会议通知和会议相关信息通过邮件或短信的方式发给会议的参会人员。同时通过自动回复功能系统能够自动确认接收人员是否收到。
3. 如会议地点、时间发生变化或者会议被取消，系统能够自动根据会议变更内容通过邮件、短信方式通知参会人员。
4. 离会议开始10分钟前，系统能够通过邮件、短信等方式自动提醒会议的出席人员，保障会议能够准时开始。
 数据统计与分析
1. 能够统计出出勤及缺勤率最高的员工
2. 能够统计出设备故障及使用率
3. 能够统计每间会议室的使用率、使用时间及故障率，故障率及维护率
4. 能够按年按月统计各部门使用会议室的情况及出勤率
5. 能够按年按月统计某单位会议室的使用情况
6. 能够按年按月统计后勤服务费用支出及收入等数据进行统计和分析。
7. 能够统计某项目的会议次数、会议时间、会议记录参会人数
8. 能够统计某单位开展会议的时间、参会人数、会议费用及后勤服务费用（餐饮、水果、点心、文具等）
 系统监控与报警
1. 系统应能够对重要受控的设备进行监控，实时掌握其运行状态。一旦发现设备故障，可立即通知相应的维护人员进行处理；系统支持7*24小时无人值守，自动监控和管理会议室运行情况。
2. 故障现象：智能会议系统音响系统喇叭出现杂音或啸叫
解决建议：1、麦克电池电量不足或功放音量调得过大容易产生杂音，建议用户先更换麦克电池或适当降低功放的音量。2、麦克离喇叭过近或正对喇叭容易产生啸叫，请调整麦克与喇叭之间的距离和角度；功放音量过大也会产生啸叫，可调低功放音量试试。
故障现象：智能会议系统音响系统麦克无声（无线）
解决建议：检查麦克电池是否没电了；无线麦克接收机是否加电；接收机与调音台之间的连线是否连接或松动。
故障现象：智能会议系统音响系统喇叭不响
解决建议：
1、检查功放是否开机或为其供电的插座是否加电。用户往往在关闭系统时将设备的电源也一起关闭。
2、假如功放打开了，检查是否将系统静音，或将功放播放的音量调得太低，以至于喇叭无声或播放的音量小。
3、如功放打开了，音量也调了，喇叭仍无声音，则检查调音台是否电源关闭.
故障现象：智能会议系统中的投影机不亮。
解决建议： 投影机不亮通常有两种表述：A.投影机未加电；B.加电不投影。逐步检查如下：
步骤一：判断投影机自身是否工作正常
问1：投影机电源开关是否打开加电，指示灯是否亮？
加电后指示灯不亮表明投影机有问题。一般情况下用户投影机的硬开关电源是长开的，电源指示灯是长亮的。其中，黄灯：等待；绿灯：正常；红灯：加电
问2：LAMP灯、TEMP灯是否长亮或闪烁？（显示红色）
LAMP指示灯显示红灯表示投影机灯泡坏，提醒用户更换灯泡。
TEMP指示灯显示红灯表示投影机处在某种错误的状态无法投影，投影机处在自我保护状态或硬件坏。
问3：让用户将计算机与投影机直接连接，投影机是否投影？投影机接收信号的端口设置是否匹配？（如是否是VGA接收端口）
直接连接投影机后投影机不投影表明投影机有问题，如果投影机投影正常，表明与投影机连接的其他相关设备或连接线有问题。
步骤二：如判断投影机工作正常，应检查与投影机相连的其他设备即：桌插、矩阵、VGA分配器及彼此之间的连接线。
问4：矩阵是否开机？
VGA矩阵关机，那么所有的VGA信号都将无法切换到投影机上。看电源插板是否有电，加电后矩阵不亮，表示矩阵有问题。
问5：桌插是否加电？
桌插电源指示灯不亮，表明桌插未加电无法进行信号传输。看电源插板是否有电，加电后桌插指示灯不亮表示桌插有问题。
问6：VGA分配器是否加电？
分配器电源指示灯不亮，表明未工作，无法传输信号，与此连接的电源插板是否有电，加电后分配器指示灯不亮表示分配器有问题。
以上设备加电都正常将要分别判断矩阵、桌插、分配器及连线是否有质量问题，这时需要维护人员上门维修。
灯光照明控制系统无法开启照明或无法关闭照明灯？
故障现象：智能会议系统中的灯光照明控制系统无法开启照明或无法关闭照明灯？
原因分析：KT-8继电器内的模块不吸合或不断开。
解决建议：如果只是偶尔出现该现象，那么可以轻微敲击继电器内的模块使其吸合或断开。如果经常出现，则通知维护人员到现场检查。
灯光照明控制系统无法调节照明灯的亮度？
故障现象：智能会议系统中的灯光照明控制系统无法调节照明灯的亮度？
解决建议：通知维护人员到现场检查。
 设备驱动与控制
3. 以太网同步确认处理器放置在会议室内，通过网络与设备管控平台连接，接收设备管控平台的指令并执行，同时回送各种设备的状态指令。以太网同步确认处理器通过国际工业标准指令控制会议室各种设备：投影、音响、会议、窗帘、灯光、吊架、空调、摄像机、电视、矩阵、录播设备等各种受控设备，同时基本兼容目前市场上各种集中控制系统。
 提前结束和延时
3. 能够实现会议延时或临时离场的申请，参会人员可通过简单按扭申请，即可对设备进行延时操作或者离场后设备提前自动关闭。